Umsatzsteueridentifikationsnummer

Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) VI

III. Vorsteuerabzug/Vorschriftsgemäße Rechnung

B. Vorschriftsmäßige Rechnung

Für die Vornahme des Vorsteuerabzuges auf Grund eines Leistungsbezuges bzw. bei geleisteten Anzahlungen ist es notwendig, dass die erhaltene Rechnung genau den gesetzlichen Anforderungen des § 11 UStG entspricht.

Grundsätzlich sind Sie als Unternehmerin/Unternehmer, falls Sie im Inland Lieferungen oder Dienstleistungen iSd § 1 Abs 1 Z 1 UStG tätigen, zur Ausstellung einer Rechnung berechtigt. Eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung nach § 11 UStG bzw. Art 11 UStG besteht für Sie allerdings in folgenden Fällen:

  • Bei Ausführung von inländischen Umsätzen an andere Unternehmerinnen/Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen, soweit diese nicht Unternehmer sind
  • Bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Nicht-Unternehmerin/einen Nicht-Unternehmer
  • Bei Ausführung einer in einem anderen EU-Mitgliedstaat steuerbaren Dienstleistung (§ 3a Abs 6 UStG – Leistungsortregel), bei der die Steuerschuld auf die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger übergeht und Sie als leistende Unternehmerin/leistender Unternehmer in diesem Mitgliedstaat weder Ihr Unternehmen betreiben, noch eine an der Leistungserbringung beteiligte Betriebsstätte haben
  • Bei Ausführung steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferungen bzw. Ausfuhrlieferungen
  • Bei Ausführung von Umsätzen im Drittlandsgebiet an Unternehmerinnen/Unternehmer

Die Unternehmerin/der Unternehmer hat ihrer/seiner Verpflichtung zur Rechnungsausstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen. Werden im übrigen Gemeinschaftsgebiet sonstige Leistungen, die unter § 3a Abs 6 UStG fallen und für die die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge) oder innergemeinschaftliche Lieferungen, durchgeführt, hat die Rechnungsausstellung bis spätestens zum 15. des auf die Leistungserbringung folgenden Kalendermonats zu erfolgen.

Tipp Auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung haben Sie gegenüber Ihrer Geschäftspartnerin/Ihrem Geschäftspartner nur einen zivilrechtlichen Anspruch!

Die leistende Unternehmerin/der leistende Unternehmer darf eine Rechnung gemäß § 11 UStG auch elektronisch z.B. per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Rechnung oder als Fax-Rechnung an eine andere Unternehmerin/einen anderen Unternehmer übermitteln (sog. E-Rechnung).

Voraussetzung ist, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger dieser Art der Rechnungslegung zustimmt. Bei Ausstellung einer Rechnung in mehreren Formaten (z.B. als PDF- und XML-Datei) oder als Papier- und E-Rechnung muss jedenfalls ein Hinweis darauf in der Rechnung aufgenommen werden, um eine Steuerschuld kraft Rechnungslegung zu vermeiden. Für eine zum Vorsteuerabzug berechtigende E-Rechnung ist erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind. Dies müssen sowohl Leistungserbringerin/ Leistungserbringer als auch Leistungsempfängerin/Leistungsempfänger unabhängig voneinander in ihrem Verfügungsbereich sicherstellen.

Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität der Leistungserbringerin/des Leistungserbringers oder der Rechnungsausstellerin/des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach § 11 UStG erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Lesbarkeit bedeutet für Menschen inhaltlich erfassbar und verständlich.

Jede Unternehmerin/Jeder Unternehmer kann das für ihn geeignete Verfahren zur Sicherstellung dieser drei Voraussetzungen frei wählen. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer E-Rechnung sind jedenfalls gewährleistet,

  • wenn die Unternehmerin/der Unternehmer ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lieferung oder sonstigen Leistung geschaffen wird,
  • wenn eine E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) übermittelt wird,
  • wenn die Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder durch ein qualifiziertes elektronisches Siegel versehen ist, oder
  • wenn die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches übermittelt wird, wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet.

In bestimmten Branchen ist es auch üblich, dass die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger selbst über den Leistungsbezug abrechnet (z.B. bei Abrechnung von Lizenzen durch die Lizenznehmerin/den Lizenznehmer oder von Autorenhonoraren durch den Verlag). Wenn diese Abrechnung (Gutschrift)

  • den Formerfordernissen einer Rechnung entspricht,
  • der leistenden Unternehmerin/dem leistenden Unternehmer zugegangen ist,
  • Einverständnis zwischen Ausstellerin/Aussteller und Empfängerin/Empfänger besteht, dass mit einer Gutschrift abgerechnet wird und
  • als „Gutschrift“ bezeichnet wird,

kann die Leistungsempfängerin/der Leistungsempfänger (z.B. Lizenznehmerin/Lizenznehmer, Verlag) auf Grund dieser selbst ausgestellten Rechnung (= Gutschrift) ebenfalls einen Vorsteuerabzug geltend machen. Die Gutschrift verliert allerdings die Wirkung einer Rechnung, wenn die Rechnungsempfängerin/der Rechnungsempfänger dem in ihr enthaltenen Steuerbetrag widerspricht. Eine Gutschrift kann bei Erfüllung der Voraussetzungen für E-Rechnungen ebenfalls elektronisch übermittelt werden.
Wird mittels Gutschrift abgerechnet, entfällt die oben erwähnte Verpflichtung zur Rechnungsausstellung.

Stellt eine Unternehmerin/ein Unternehmer eine Rechnung über eine steuerpflichtige Leistung aus, so hat sie/er eine Kopie bzw. Durchschrift anzufertigen und diese grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihre Inhalts und ihre Lesbarkeit ebenfalls für diesen Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein. Eine urschriftgetreue Wiedergabe von E-Rechnungen ist nicht erforderlich. Eine Aufbewahrung der E-Rechnung als Ausdruck in Papierform ist bei Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen jedenfalls zulässig. Die E-Rechnungen müssen in solch einem Fall nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.

Tipp Wurde die E-Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Andere Aufbewahrungsmöglichkeiten außerhalb des UStG bleiben unberührt. Sowohl die Rechnungsausstellerin/der Rechnungsaussteller als auch die unternehmerische Leistungsempfängerin/der unternehmerische Leistungsempfänger müssen auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten als Teil der Rechnung aufbewahren (z.B. elektronische Signatur, Signaturprüfprotokoll und Vereinbarung betreffend EDI-Verfahren; innerbetriebliches Steuerungsverfahren).

Hinweis
Diese Steuerserie bezieht sich ausschließlich auf Informationen des Bundesministerium für Finanzen und der Wirtschaftskammer Österreich. Auf den jeweiligen Informationsportalen wurden, soweit dies möglich war, die weiblichen Formen integriert, um der geschlechtergerechten Formulierung zu entsprechen. Einzig bei legistischen Ausdrücken wurde die männliche Form beibehalten, um keinen Widerspruch zu Gesetzestexten herzustellen. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nur in der männlichen Form niedergeschriebenen Aussagen und Formulierungen selbstverständlich auch Frauen gegenüber gelten. Die Informationen beziehen sich auf die Rechtslage 2018.