Umsatzsteueridentifikationsnummer

Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) XI

VII. UID-Bestätigungsverfahren

Damit sich Unternehmer von der Gültigkeit der UID oder eines EU-Geschäftspartners überzeugen können, wurde EU-weit das sogenannte „Bestätigungsverfahren“ eingeführt. Wie oft Sie das Bestätigungsverfahren in Anspruch nehmen, bleibt Ihnen überlassen. Die Inanspruchnahme des Bestätigungsverfahrens kann aber ein Hinweis auf die Sorgfaltspflicht des abfragenden Unternehmers sein (Art. 7 Abs. 4 UStG).

Sie können entscheiden, ob alle oder nur neue Kunden durch Anfrage überprüft oder nur Stichproben durchgeführt werden sollen. Es obliegt auch Ihrer Entscheidung, wie oft Sie sich die UID während Ihrer gesamten Geschäftstätigkeit bestätigen lassen. Bei einer längerfristig aufrechten Geschäftsbeziehung wird man eher auf die Gültigkeitvertrauen können. Hat ein Unternehmer eine Lieferung steuerfrei oder eine sonstige Leistung als nicht in Österreich steuerbar behandelt und stellt sich in der Folge heraus, dass bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Voraussetzungen gemäß Art. 7 Abs. 1 UStG bzw. bei sonstigen Leistungen keine Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers vorliegen, so fällt grundsätzlich auch die Steuerbefreiung weg bzw. ist die sonstige Leistung in Österreich steuerbar.

Jeder Unternehmer hat die UIDAbfrage verpflichtend über FinanzOnline durchzuführen. Nur soweit ihm dies mangels technischer Voraussetzungen (z.B. kein Internetzugang) unzumutbar ist, können Bestätigungsanfragen an das für das jeweilige Unternehmen zuständige Finanzamt gerichtet werden.

Hinweis
Die qualifizierte Bestätigungsanfrage über FinanzOnline ist nur dann wirksam, wenn Name und Anschrift des Inhabers der UID angezeigt werden.

Massenabfragen von UID-Nummern sind mit einem Webservice über FinanzOnline möglich. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit einer elektronischen Selbstabfrage über den EU-Server (http://ec. europa.eu/taxation_customs/vies).

Hinweis
Beide Abfragemöglichkeiten (FinanzOnline  und EU-Server) stehen Ihnen auch zur Bestätigung der österreichischen UID eines anderen österreichischen Unternehmers zur Verfügung. Weitere Informationen dazu finden Sie in den Umsatzsteuerrichtlinien 2000.

Bei der Abfrage können Sie zwischen zwei Informationsstufen wählen:

  • Stufe 1 (einfaches Bestätigungsverfahren):
    Hier wird lediglich die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID überprüft. Der Bezug zu einem bestimmten Unternehmen wird nicht hergestellt. Grundsätzlich sind positive Bestätigungen nach der Stufe 1 ausreichend. Das Bestätigungsverfahren der Stufe 1 kann über FinanzOnline, Eingaben/Anträge/UID-Bestätigung oder über den Server der EU erfolgen. Diese Abfrage steht Ihnen auch zur Bestätigung der österreichischen UID eines anderen österreichischen Unternehmens zur Verfügung.
  • Stufe 2 (qualifiziertes Bestätigungsverfahren):
    Hier wird die Gültigkeit einer von einem anderen Mitgliedstaat vergebenen UID in Zusammenhang mit einem bestimmten Namen und einer bestimmten Anschrift in einem anderen Mitgliedstaat überprüft. Anfragen nach der Stufe 2 sind dann sinnvoll, wenn Zweifel an der Richtigkeit der Angaben des Warenempfängers bzw. dessen Unternehmereigenschaft bestehen oder wenn mit einem Geschäftspartner erstmals Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden.

Bei Ihrem Finanzamt erhalten Sie für die Bestätigung einer UID das Formular U 16. Dieses können Sie beliebig oft vervielfältigen bzw. aus dem Internet auf www.bmf.gv.at unter „Formulare“ kostenlos herunterladen.

Bei Abfragen über FinanzOnline geben Sie bitte Ihre UID-Nummer sowie die Nummer Ihres ausländischen Geschäftspartners ein. Das UID-Bestätigungsverfahren ist auch über den EU-Server verfügbar. Sie haben daher die Wahl zwischen einer Abfrage der Stufe 1 oder der Stufe 2. Bei einer Abfrage der Stufe 2 erhalten Sie bei gültiger UID-Nummer außerdem den Firmenwortlaut und die Adresse Ihres Geschäftspartners.
Wenn Sie sich für die Stufe 1 entscheiden, ist eine Eingabe der eigenen UID nicht erforderlich. Für eine Abfrage der Stufe 2 ist es notwendig, die eigene UID anzugeben. In diesem Fall wird gleichzeitig mit der Abfrage automatisch eine Referenznummer erstellt, mit der sich Ihre Abfrage eindeutig zuordnen lässt.

Die elektronisch mitgeteilte Antwort gilt als Beleg und ist als Ausdruck oder in elektronischer Form gemäß § 132 BAO aufzubewahren. Bei einer Anfrage über den EU-Server können Sie mit Eingabe Ihrer UID-Nummer eine Bestätigung für Ihre Abfrage bekommen. Diese ist für den Nachweis Ihrer Abfragen notwendig. Stellen Sie bitte bei Abweichungen des Bestätigungsverfahrens zu Ihren Unterlagen mit Ihrem Partnerunternehmen Kontakt her und vergewissern Sie sich bezüglich der zutreffenden Daten.

Was muss die Anfrage beim Finanzamt enthalten?

  • Stufe 1: Eigene UID, eigenen Namen (Firma) und eigene Anschrift sowie die in einem anderen Mitgliedstaat vergebene UID des Leistungsempfängers
  • Stufe 2: Neben den Angaben in der Stufe 1 auch Name und Anschrift des ausländischen Inhabers der UID

Die Bestätigung wird in jedem Fall schriftlich erteilt und ist von dem Anfragenden als Beleg aufzubewahren. Trifft die UID des Anfragenden nicht zu, wird die Anfrage mit dem Vermerk „Die UID des Anfragenden ist nicht gültig!“ zurückgewiesen.

Sollte die Antwort auf Ihre Anfrage „Die UID ist nicht gültig!“ lauten, kontaktieren Sie bitte Ihren Geschäftspartner und überprüfen Sie, ob die UID richtig angegeben wurde. Bei Anfragen der Stufe 2 müssen Sie die Daten Ihres Geschäftspartners so bekannt geben, wie diese bei der für den Geschäftspartner zuständigen Finanzverwaltung zum Zweck des Bestätigungsverfahrens gespeichert sind. Die Daten der handelsrechtlichen Registrierung oder der Aufdruck auf den Geschäftspapieren können davon abweichen. Welche Umstände die Ungültigkeitserklärung einer UID ausgelöst haben, darf Ihnen aus Gründen des Datenschutzes nicht mitgeteilt werden.

Bei der Selbstabfrage über die InternetAdresse: http://ec.europa.eu/ taxation_customs/vies oder über FinanzOnline können Sie rund um die Uhr das Bestätigungsverfahren in Anspruch nehmen.

Hinweis:
Bei weiteren Fragen zum Umsatzsteuergesetz, zur Handhabung der UID oder zur ZM wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Umsatzsteuer-Finanzamt, welches Ihnen für Anfragen gerne zur Verfügung steht. Bitte informieren Sie sich auch immer rechtzeitig über die aktuelle Rechtslage.

Hinweis
Diese Steuerserie ist aus der Broschüre des Bundesministerium für Finanzen „Informationen zur Umsatzsteueridentifikationsnummer“ . In der gesamten Broschüre wurden, soweit dies möglich war, die weiblichen Formen integriert, um der geschlechtergerechten Formulierung zu entsprechen. Einzig bei legistischen Ausdrücken wurde die männliche Form beibehalten, um keinen Widerspruch zu Gesetzestexten herzustellen. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nur in der männlichen Form niedergeschriebenen Aussagen und Formulierungen selbstverständlich auch Frauen gegenüber gelten. Die Broschüre spiegelt die Rechtslage Februar 2017 wider.