Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht II

3. Einzelaufzeichnungspflicht

Wer muss Bargeschäfte einzeln aufzeichnen?

Ab 1.1.2016: alle Unternehmen (Gewerbetreibende, Freiberufler, Land- und Forstwirte) – unabhängig von der Umsatzhöhe. Art der Einzelaufzeichnung:

mittels Registrierkasse: zwingend bei einem Jahresumsatz des Betriebes größer als € 15.000,– UND Barumsätze von mehr als € 7.500,–
wenn keine Kassenpflicht besteht: mittels händischem Beleg
Rechnung im Sinne des UStG
Beleg im Sinne der Belegerteilungspflicht

Nicht mehr zulässig für die Ermittlung der Tageslosung sind

Strichliste
Strichliste mit Bezug auf Artikel
Standliste – Stockverrechnung
Rechenmaschine mit Streifen

Ein zulässiger händischer Beleg ist ein Kassenblock mit fortlaufender Nummer.

4. Belegpflicht

Notwendiger Inhalt eines Belegs ab 2016:

Name des leistenden/liefernden Unternehmens
fortlaufende Nummer
Datum
Menge sowie „handelsübliche Bezeichnung“ der Ware oder der Dienstleistung
Betrag

Angaben des Belegs aus Registrierkasse: (ab 1.4.2017 bzw. ab Implementierung der Sicherheitseinrichtung)

wie Beleg ab 2016 sowie zusätzlich
Kassen-Identifikationsnummer
Uhrzeit
Aufsplittung des Betrags nach Steuersätzen
QR-Code

Alternativ zum kompakten QR-Code ist auch ein Link möglich.

Belegannahmepflicht

Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten aufzubewahren. Damit soll die Belegausstellungskultur gestärkt werden. Bei Nichtmitnahme besteht keine sanktionierbare Finanzordnungswidrigkeit.

4.1. Begriff der „handelsüblichen Bezeichnung“

In Hinblick darauf, dass die Belegerteilungspflicht auch für Geschäfte zwischen Unternehmen und Letztverbrauchern die Ausstellung von Belegen verlangt, ist es zulässig, dass die „handelsübliche Bezeichnung“ weniger detailliert ist, als sie für eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, erforderlich ist.

Die Verwendung von allgemeinen Sammelbegriffen oder Gattungsbezeichnungen wie zB. Speisen/Getränke, Obst, Lebensmittel, Textil-, Reinigungs- und Putzmittel, Büromaterial, Eisenwaren, Bekleidung, Fachliteratur, Wäsche, Werkzeuge usw. ist aber auch im Sinne des § 132a BAO nicht zulässig. Die Bezeichnung muss so gewählt sein, dass Waren und Dienstleistungen identifiziert werden können.

Beispiele für handelsübliche Warenbezeichnungen (lt. BMF):

Branche	Zulässige Warenbezeichnung nach § 11 UStG	Zulässige Warenbezeichnung nach § 132a BAO	Keine zulässige Warenbezeichnung nach § 132a BAO – AUSSER die ÜBERGANGSREGELUNG ist ANWENDBAR!
Blumengeschäft	Rosen, Tulpen, Nelken	Schnittblumen, Topfblumen, Gehölze, Blumenstrauß, Gesteck	Blumen
Bekleidungsgeschäft	Latzhose blau, Gr. 52 Windjacke grün, Gr. 50	Hose, Jacke	Kleidung
Elektronikgeschäft	Marke und Typ des Handys, der Waschmaschine, des TV-Gerätes, Kabel, Stecker, Schalter, Faxgerät einer bestimmten Marke, LED Glühbirne	Mobiltelefon, Waschmaschine, TV-Gerät, Elektrozubehör, Faxgerät, Glühbirne	Elektronikgerät, Haushaltsgerät, Audiogerät, Telefon, Lampe
Bäcker	Handsemmel, Grahamweckerl, Vollkornbrot	Semmel oder Kleingebäck, Brot	Backwaren
Würstelstand	Käsekrainer, Orangensäfte bzw. Biere mit Markenbezeichnung, Salzgurkerl, Essiggurkerl	Würstel, Orangensaft, Bier, Gurkerl	Wurstware, Getränk, Speisebeilage
Optiker	Genaue Bezeichnung/Markenname der Gesichtsbrille, der Kontaktlinse, der Sichtgeräte	Brillenfassung, Brille, Kontaktlinsen, Feldstecher, Etui, Brillenreparatur	Sehbehelf, Handelsware, Dienstleistung, Reparatur

Auf Wunsch des Kunden ist jedoch für umsatzsteuerliche Zwecke eine Rechnung mit der handelsüblichen Bezeichnung im Sinne des § 11 UStG auszustellen.

Weiters ist er erlaubt, anstatt der handelsüblichen Bezeichnung Symbole oder Schlüsselzahlen zu verwenden, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen bei dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbringenden Unternehmer vorhandenen Unterlagen gewährleistet ist (z.B. ein Aushang im Geschäft).

4.2. Übergangsregelung für Einzelhandel

Es konnte von der Wirtschaftskammer Österreich eine Übergangsregelung für die Sparte Einzelhandel sowie die Sparte Markt-, Straßen- und Wanderhandel bzw. vergleichbare andere gewerblich tätige Unternehmer erreicht werden:

Einzelhandelsunternehmer, insbesondere auch Markt-, Straßen- und Wanderhändler, und andere gewerblich tätige Unternehmer, die Waren verschiedener Hersteller beschaffen, zu einem Sortiment zusammenfügen und an Endverbraucher verkaufen, erfüllen in einer Übergangsphase bis 31.12.2020 die Einzelaufzeichnungs- Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht auch dann, wenn sie die Warenbezeichnung in der zu verwendenden Registrierkasse eingeschränkt bis auf 15 Warenbezeichnungen erfassen und entsprechend dieser Erfassung auf den Belegen ausweisen.

Dies gilt nur insoweit sie am 31.12.2015 bzw. im Zeitpunkt des Eintritts der Kassenpflicht nicht über ein Warenwirtschaftssystem verfügen. Unternehmen mit einem umfangreichen Warensortiment und keinem Warenwirtschaftssystem können daher Warenbezeichnungen, wie in der letzten Spalte angeführt, durchaus verwenden.

Beispiel: Elektronikgeschäft mit großem Warensortiment: es sind mindestens 15 Warengruppen zu definieren (Lampe, Telefon, Audiogerät, Haushaltsgerät, Elektronikgerät etc.).

4.3. Beispiele für maschinlesbaren Code

Der Code kann zwei unterschiedliche Formen haben:

Signatur in QR Code
Signatur als Link

Hinweis
Diese Steuerserie bezieht sich ausschließlich auf Informationen des Bundesministerium für Finanzen und der Wirtschaftskammer Österreich. Auf den jeweiligen Informationsportalen wurden, soweit dies möglich war, die weiblichen Formen integriert, um der geschlechtergerechten Formulierung zu entsprechen. Einzig bei legistischen Ausdrücken wurde die männliche Form beibehalten, um keinen Widerspruch zu Gesetzestexten herzustellen. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nur in der männlichen Form niedergeschriebenen Aussagen und Formulierungen selbstverständlich auch Frauen gegenüber gelten. Die Informationen beziehen sich auf die Rechtslage zum 01.01. 2018.