(Neue) selbstständige Unternehmer XIV

IX. Betriebsausgaben

A. Begriffsdefinition

Unter Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen und Ausgaben zu verstehen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Betriebsausgaben kürzen den Gewinn und schmä- lern dadurch die Bemessungsgrundlage der Einkommen- bzw. Körperschaftsteuer. Um einen Abzugsposten handelt es sich, wenn die Ausgaben

mit einer betrieblichen Tätigkeit im Zusammenhang stehen und
aus der Sicht der Unternehmerin oder des Unternehmers ihrem bzw. seinem Betrieb dienen oder sie/ihn unfreiwillig treffen und
nicht unter ein Abzugsverbot, insbesonderedes § 20 EStG (u. a. Lebensführungskosten, privat veranlasste Ausgaben etc.) fallen.

Der Begriff „Betriebsausgaben“ ist also sehr weitläufig. Was die Unternehmerin oder der Unternehmer für ihren oder seinen Betrieb als notwendig erachtet, kümmert die andere oder den anderen wiederum nicht. Viele Betriebsausgaben hängen daher von der jeweiligen Branche ab. Im Folgenden informieren wir Sie, warum Sie einwandfreie Belege benötigen, was sich hinter dem Begriff der „vorweggenommenen Betriebsausgaben“ verbirgt und welche Betriebsausgaben im Zusammenhang mit einem Abzugsverbot zu sehen sind.

B. Belegnachweis

Zur Anerkennung als Betriebsausgabe reicht es nicht aus, dass eine Zahlung für den Betrieb geleistet worden ist. Als Unternehmerin oder Unternehmer haben Sie die Aufgabe, Belege zu sammeln, da Betriebsausgaben im Allgemeinen durch schriftliche Belege (Fakturen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden) nachzuweisen und auf Verlangen des Finanzamtes zur Einsicht und Prüfung vorzulegen sind (§ 138 Abs. 2 BAO). Die Gestaltung des Belegwesens ist eng mit der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens verknüpft.

Hinweis
In der Buchführung gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg!

Eigenbeleg

Ausnahmen von diesem Prinzip gibt es allenfalls für Eigenbelege, die jedoch in der Regel nur dann als Nachweis anerkannt werden, wenn nach der Natur der Ausgabe (etwa bei Trinkgeldern oder bei Altwarenhändler/ innen, die von Privatpersonen einkaufen) kein Fremdbeleg erhältlich ist. Aus dem Eigenbeleg müssen Datum, Betrag und Grund der Zahlung, Art und Menge der gelieferten Ware bzw. der erhaltenen Leistung ersichtlich sein. Die Zahlungsempfängerin oder der Zahlungsempfänger ist – soweit möglich – konkret zu bezeichnen.

Empfängerbenennung

Wenn Sie Aufwendungen als Betriebsausgaben absetzen möchten, kann das Finanzamt von Ihnen verlangen, dass Sie die Gläubigerinnen und Gläubiger oder die Empfängerinnen und Empfänger dieser Beträge genau bezeichnen (Nennung von Namen und Adressen; § 162 BAO). Der Grund liegt auf der Hand: Was bei einer oder einem Steuerpflichtigen einen Aufwand (eine Betriebsausgabe) darstellt, wird in der Regel bei anderen ein Ertrag (eine Betriebseinnahme) sein. Probleme können Belege auf dem Gebiet von Provisionen, Subhonoraren oder Fremdlöhnen (z. B. für Aushilfspersonal) bereiten, aus denen nicht exakt hervorgeht, wer die ausbezahlten Geldbeträge erhalten hat. In solchen Fällen steht es dem Finanzamt zu, die Namhaftmachung der Empfängerin oder des Empfängers zu fordern. Verweigert die Unternehmerin oder der Unternehmer die verlangten Angaben, dann sind die beantragten Absetzungen zwingend nicht anzuerkennen. Auch wenn außer Zweifel steht, dass die Zahlungen tatsächlich geleistet wurden und betrieblich veranlasst sind.

C. Ausgaben vor Betriebseröffnung

Bereits vor der Gründung eines Unternehmens sind Maßnahmen zu treffen, die Kosten verursachen. Solche „vorweggenommenen Betriebsausgaben“ stellen Steuerabsetzposten dar.

Beispiele
Aufwendungen zur Anschaffung von Betriebsmitteln, Mietzahlungen für ein Geschäftslokal vor der Betriebseröffnung, Reisen zu potenziellen Kundinnen und Kunden sowie Lieferantinnen und Lieferanten, Beratungskosten betreffend die angestrebte Rechtsform etc.

Die Absicht der Unternehmensgründung ist durch geeignete Unterlagen nachzuweisen, wie z. B.:

Gewerbeanmeldung
Schriftverkehr mit möglichen Geschäftspartner/innen
Einreichpläne
Kreditvereinbarungen
Inserate zur Personalbeschaffung
Kosten- und Umsatzplanung

D. Nichtabzugsfähige Ausgaben

Es wurde schon darauf hingewiesen, dass nicht alle Ausgaben den Gewinn vermindern. Vielmehr ist eine Abgrenzung der Betriebsausgaben von den privaten Aufwendungen vorzunehmen. Bei Kosten im Zusammenhang mit Autos, Liegenschaften, Reisespesen, Repräsentationsspesen bzw. werbeähnlichen Aufwendungen sowie bei Gehältern für im Unternehmen beschäftigte nahe Angehörige prüft das Finanzamt genau, ob eine Verflechtung mit nichtabzugsfähigen Aufwendungen und Ausgaben im Sinne des § 20 EStG besteht. Diese Gesetzesbestimmung listet die folgenden so genannten „nichtabzugsfähigen Ausgaben“ auf:

Aufwendungen für den Haushalt und den Unterhalt der Familienangehörigen. Dazu zählen z. B. Miete, Beleuchtung, Beheizung, Bekleidung, Ernährung, Kinderbetreuung, Haushalts- und Unterhaltungsgeräte, Erholung, Freizeitgestaltung, (Zweit)Wohnung (Ausnahme: betrieblich veranlasste doppelte Haushaltsführung, die für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer getroffenen Aussagen sind auf Unternehmerinnen und Unternehmer übertragbar), Gegenstände des höchstpersönlichen Gebrauches, wie z. B. Brille, Uhr, Hörgerät.
Aufwendungen oder Ausgaben für die Lebensführung, selbst wenn sie die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt und sie zur Förderung des Berufes oder der Tätigkeit erfolgen. Dazu zählen z. B. Ballbesuche, Geburtstagsfeiern.
Betrieblich oder beruflich veranlasste Aufwendungen oder Ausgaben, die auch die Lebensführung berühren, und zwar insoweit, als sie nach allgemeiner Auffassung unangemessen hoch sind. Dies gilt für Aufwendungen im Zusammenhang mit Personen- und Kombinationskraftwagen (Pkw und Kombi), Personenluftfahrzeugen, Sport- und Luxusbooten, Jagden, geknüpften Teppichen, Tapisserien und Antiquitäten.
Reisekosten, soweit sie nach § 4 Abs. 5 und § 16 Abs. 1 Z 9 EStG nicht abzugsfähig sind; dies betrifft den über die Tagesgelder hinausgehenden Verpflegungsaufwand.
Aufwendungen oder Ausgaben für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer und dessen Einrichtung sowie für Einrichtungsgegenstände der Wohnung. Bildet ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit und wird es (nahezu) ausschließlich betrieblich genutzt, sind die darauf entfallenden Aufwendungen und Ausgaben (anteilige Miete/Absetzung für Abnutzung, anteilige Energiekosten etc.) einschließlich der Kosten seiner Einrichtung abzugsfähig.
Kosten für Fahrten zwischen Wohnsitz am Tätigkeitsort und Familienwohnsitz (Familienheimfahrten), sofern sie den Betrag von 306 € pro Monat (Höchstbetrag beim großen Pendlerpauschale) übersteigen.
Repräsentationsaufwendungen; dazu zählen beispielsweise Geschenke an Geschäftsfreunde, soweit kein Werbeaufwand vorliegt. Bewirtungsspesen können zur Hälfte abgezogen werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Bewirtung von Geschäftsfreunden der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt.
Freiwillige Zuwendungen und Zuwendungen an gesetzlich unterhaltsberechtigte Personen, auch wenn die Zuwendungen auf einer verpflichtenden Vereinbarung beruhen. Eine wichtige Ausnahme besteht insbesondere in der Spendenbegünstigung gemäß § 4a EStG
für Spenden an humanitäre Vereine oder im Wissenschafts- oder Forschungsbereich tätige Einrichtungen; an Einrichtungen des Umwelt-, Natur- und Artenschutzes, an behördlich genehmigte Tierheime und an Feuerwehren. Der Betriebsausgabenabzug ist bis zu 10% des Gewinnes (vor Berücksichtigung eines Gewinnfreibetrages) möglich. Privatspenden sind bis zu 10% des Gesamtbetrages der Einkünfte des jeweiligen Veranlagungsjahres als Sonderausgaben abziehbar. Werden Spenden sowohl als Betriebsausgaben als auch im Rahmen der Sonderausgaben getätigt, sind diese insgesamt bis 10% des sich nach Verlustausgleich ergebenden
Gesamtbetrages der Einkünfte des jeweiligen Veranlagungsjahres abzugsfähig.
Geld- und Sachzuwendungen, deren Gewährung oder Annahme mit gerichtlicher Strafe bedroht ist, z. B. Schmier- und Bestechungsgelder (auch bei ausschließlich betrieblicher Veranlassung); weiters Strafen und Geldbußen von Gerichten oder Verwaltungsbehörden.
Steuern vom Einkommen und sonstige Personensteuern sowie die auf den „Eigenverbrauch“ entfallende Umsatzsteuer, soweit der Eigenverbrauch eine Entnahme darstellt oder in einer nichtabzugsfähigen Aufwendung oder Ausgabe besteht. Nicht abziehbar ist auch die aus Anlass eines unentgeltlichen Erwerbs einer Liegenschaft anfallende Grunderwerbsteuer einschließlich der Eintragungsgebühr für das Grundbuch und sonstiger Nebenkosten.
Über 500.000 € p.a. hinausgehende Lohnbestandteile („Managergehälter“). Betroffen sind Geldund Sachleistungen, die geleistet werden an
– aktive oder ehemalige echte Dienstnehmer sowie
– „vergleichbar organisatorisch eingegliederte Personen“ (z. B. Vorstand einer AG, Geschäftsführer einer GmbH, die nicht im Rahmen eines echten Dienstverhältnisses tätig sind, bei dienstnehmerähnlichen Werkverträgen).
■ Barlöhne an Subunternehmer im Baugewerbe über 500 € ab 2016.

Hinweis
Ab 2016 besteht außerdem ein Barzahlungs- und Entgegennahmeverbot für „Bauleistungen“ an Arbeitnehmer/innen (ohne 500 €-Grenze), sofern die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer über ein Girokonto verfügt oder Rechtsanspruch darauf hat (dieser Rechtsanspruch ist aufgrund der EU-Zahlungskonten-Richtlinie für jede Verbraucherin bzw. jeden Verbraucher mit rechtmäßigem Aufenthalt in der EU gegeben). Bei Nichtbeachtung des Verbots bleibt der Betriebsausgabenabzug zwar bestehen, es liegt aber eine finanzstrafrechtlich zu ahndende Finanzordnungswidrigkeit vor

E. Beispielhafter Betriebsausgabenkatalog

Die nachstehende Übersicht zeigt Ihnen die gängigsten Betriebsausgaben:

Absetzung für Abnutzung (AfA)
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Beiträge zu einer Pflichtversicherung (z. B. GSVG)
Pflichtbeiträge zu Versorgungs- und Unterstützungseinrichtungen der Kammern der selbstständig Erwerbstätigen
Beiträge zur Selbständigenvorsorge
Leasingaufwand für betrieblich genutzte Wirtschaftsgüter
Büroraummiete
Personalaufwand (Löhne, Gehälter, lohnabhängige Abgaben)
Beratungskosten (für Rechtsanwältin/ Rechtsanwalt, Steuerberater/in etc.)
Reisekosten
Werbung
Bezogene Leistungen (Fremdarbeiten)
Waren- und Materialeinkauf
Kommunikation (z. B. Telefon, Fax, Internet, Porto)
Büromaterial
Fachliteratur und -zeitschriften
Zinsen für Fremdkapital
Gewinnfreibetrag

Abschreibung

Bei abnutzbarem Anlagevermögen (z. B. Büroeinrichtung, PC, Kraftfahrzeuge) ist der dadurch bedingte Wertverlust in Form einer Abschreibung als Betriebsausgabe steuerlich geltend zu machen (Absetzung für Abnutzung – AfA, §§ 7 und 8 EStG; Keiner AfA unterliegen daher folgende Wirtschaftsgüter:

Grundstücke (nackter Grund und Boden; Gebäude sind hingegen abnutzbar)
Kunstwerke (z. B. Gemälde, Skulpturen)
Antiquitäten
wertvolle Teppiche, die nicht am Fußboden aufliegen

– Anschaffungs- und Herstellungskosten

Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der AfA sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des betreffenden Wirtschaftsgutes. Zu den Anschaffungskosten zählen nicht nur der eigentliche Kaufpreis, sondern alle Aufwendungen, die erforderlich sind, das Wirtschaftsgut in den Besitz des Unternehmens gelangen zu lassen und es für dieses nutzbar zu machen. Anschaffungskosten sind beispielsweise:

Transportspesen
Zölle
Vermittlungsprovisionen
Anwalts- und Notarhonorare
Grunderwerbsteuer
Montage-, Installierungs- und Fundamentierungskosten

Derartige Aufwendungen müssen zum Einkaufspreis dazugerechnet werden. Sie erhöhen also die Anschaffungskosten und stellen letztendlich die eigentliche Abschreibungsbasis dar.

Beispiel
Um das neu angeschaffte Computernetzwerk in Betrieb nehmen zu können, sind umfangreiche Arbeiten eines Elektroinstallateurs in den Büroräumlichkeiten erforderlich. Die tatsächlichen Gesamtkosten stellen keinen Instandhaltungs- oder Reparaturaufwand dar, vielmehr erhöhen sie die Anschaffungskosten des Wirtschaftsgutes „Computernetzwerk“.

Bei den Herstellungskosten ist ähnlich vorzugehen. Sämtliche Aufwendungen bilden die Abschreibungsbasis. Bei in eigener Regie hergestellten Wirtschaftsgütern sind die Materialkosten und Fertigungslöhne, die Sonderkosten der Fertigung (Planungs- und Entwicklungskosten) sowie die Material- und Fertigungsgemeinkosten anzusetzen.

– Nutzungsdauer und Abschreibungssatz

Nachdem die Bemessungsgrundlage richtig ermittelt wurde, sind deren Kosten gleichmäßig auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abzusetzen. In jedem Jahr der Nutzung darf nur ein gleich bleibender Abschreibungsbetrag geltend gemacht werden (lineare AfA). Um den jährlichen AfA-Betrag zu errechnen, dividiert man die Anschaffungs- oder Herstellungskosten durch die in Jahre ausgedrückte Nutzungsdauer.

Hinweis
Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist die Anzahl von Jahren, in der eine Anlage im Betrieb voraussichtlich genutzt werden kann; zu ermitteln durch Schätzung bzw. anhand von Erfahrungswerten.

Abgesehen von einigen – in § 8 EStG normierten – Sonderregelungen, auf die wir in der Folge noch eingehen, sagt das Gesetz nichts darüber aus, wie lange die Nutzungsdauer der verschiedenen Wirtschaftsgüter ist. Diese muss daher von der Unternehmerin oder vom Unternehmer für den Einzelfall geschätzt werden. In der Praxis haben sich gewisse Richtwerte entwickelt. Beispielsweise sind für die Betriebs- und Geschäftsausstattung zehn Jahre Nutzungsdauer üblich. In Deutschland gibt es sogar amtliche AfA-Tabellen, die auch in Österreich verwendet werden können.

Beispiel
Eine Büroeinrichtung bestehend aus Schreibtisch, Drehsessel und Aktenschränken wurde im Jänner 2017 um insgesamt 2.000 € angeschafft und sogleich in Verwendung genommen. Die Unternehmerin schätzt, dass die Einrichtung nach zehn Jahren zu erneuern sein wird. Somit ist von einer 10-jährigen Nutzungsdauer auszugehen. Der Betrag der jährlichen AfA errechnet sich aus den Anschaffungskosten dividiert durch die Nutzungsdauer:

Anschaffungskosten (€) / Nutzungsdauer (Jahre) = 2.000 / 10 = 200 €

Im Jahr 2017 kann daher 1/10 der 2.000 € als Betriebsausgabe, somit 200 €, abgesetzt werden; 2018 das zweite Zehntel; 2019 das dritte Zehntel usw. 2026 ist die Büroeinrichtung komplett abgeschrieben. Sollte diese aber noch weiter in Verwendung stehen, bleibt ein so genannter „Erinnerungs-Euro“ übrig, bis die Büromöbel endgültig aus dem Unternehmen ausscheiden.

– Inbetriebnahme, Halbjahres-AfA

Für den Beginn der AfA ist nicht der Anschaffungs- oder Herstellungszeitpunkt, sondern in der Regel der Zeitpunkt der Inbetriebnahme des jeweiligen Wirtschaftsgutes entscheidend. Zu beachten ist, ob die Inbetriebnahme des Anlagegutes im 1. Halbjahr (so genannte „Ganzjahresabschreibung“, wie im Beispielsfall) oder im 2. Halbjahr (so genannte „Halbjahresabschreibung“) erfolgt. Die Halbjahres-AfA findet Anwendung, wenn ein Wirtschaftsgut im betreffenden Jahr nicht mehr als sechs Monate vom Unternehmen genutzt wird. In diesem Fall wird nur die Hälfte des Jahresbetrages abgeschrieben. Im Gegensatz dazu wird bei der Ganzjahres-AfA der volle Jahresbetrag abgeschrieben. Auch beim Ausscheiden einer Anlage ist nach dem gleichen Prinzip vorzugehen. Scheidet das Wirtschaftsgut im 1. Halbjahr aus, steht die HalbjahresAfA zu, scheidet es im 2. Halbjahr aus, dann die Ganzjahres-AfA.

Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung ist ein bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entscheidendes Kriterium, dass eine Betriebsausgabe erst ab dem Zeitpunkt geltend gemacht werden kann, zu dem sie die oder der Abgabepflichtige tatsächlich bezahlt hat („Abflussprinzip“). Dieses Abflussprinzip gelangt jedoch bei betrieblichen Investitionen nicht zur Anwendung. Eine AfA steht dem Einnahmen-Ausgaben-Rechner bereits dann zu, wenn er ein Wirtschaftsgut betrieblich nutzt. Die Anschaffungsoder Herstellungskosten müssen noch nicht beglichen sein.

– Anlageverzeichnis

Alle Unternehmerinnen und Unternehmer, die ihren Gewinn auf Grund einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln, sind verpflichtet, ein Verzeichnis (Anlagekartei) der im Betrieb verwendeten abnutzbaren Wirtschaftsgüter sowie der dem Betrieb dienenden Grundstücke zu führen (§ 7 Abs. 3 EStG). Das Verzeichnis hat jedes einzelne Anlagegut genau zu bezeichnen und folgende Angaben zu enthalten:

Anschaffungsdatum
Anschaffungs- oder Herstellungskosten
Name und Anschrift der Lieferantin oder des Lieferanten
voraussichtliche Nutzungsdauer
Betrag der jährlichen AfA
den noch absetzbaren Betrag (Restbuchwert)

Hinweis
Der Restbuchwert ergibt sich aus den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzüglich der Summe der bereits vorgenommenen Abschreibungen.

Soll das Anlagegut zur Deckung eines investitionsbedingten Gewinnfreibetrages herangezogen werden, ist dies ebenfalls im Anlageverzeichnis zu vermerken. Die Anlagekartei muss nicht mit den Steuererklärungen beim Finanzamt eingereicht werden. Es reicht aus, wenn sie im Zeitpunkt der Abgabe ordnungsgemäß geführt ist.

– Nachholverbot

Achten Sie bitte darauf, dass Sie diem jährlichen Abschreibungsquoten im Rechnungswesen immer in richtiger Höhe ansetzen. Denn: Vergessene Abschreibungen dürfen in späteren Jahren nicht nachgeholt werden!

– Gesetzlich festgelegte Nutzungsdauer

Grundsätzlich bemisst sich der AfASatz nach der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer. Gesetzliche Sonderregelungen gibt es für:

Betriebsgebäude
Personen- bzw. Kombinationskraftwagen
Firmenwerte (im Rahmen des Betriebserwerbes anfallende Mehrbeträge gegenüber der Summe der Werte der übernommenen Wirtschaftsgüter)

– Betriebsgebäude

Seit 2016 ist die Art der betrieblichen Einkünfte für die gesetzliche Nutzungsdauer nicht mehr maßgeblich. Es wird nur mehr zwischen betrieblich genutzten und nicht für Wohnzwecke vermieteten Betriebsgebäuden (AfA-Satz 2,5%) und für Wohnzwecke vermieteten Gebäuden des Betriebsvermögens (AfA-Satz 1,5%) unterschieden. Gewerbetreibende und Land- und Forstwirte müssen daher ab 2016 in der Regel den AfA-Satz von 3% auf 2,5% reduzieren. Am einfachsten ist dabei, den AfA-Betrag 2015 um 16,66 % abzuwerten (AfA 2015* AfA 2015 x 0,8334). Freiberufler (Einkünfte aus selbständiger Arbeit) können hingegen den AfA-Satz idR von 2% auf 2,5% anheben (AfA 2015* 1,25). Bei für Wohnzwecke vermietete Betriebsgebäude ist die AfA 2015 um 25% zu kürzen (AfA 2015* 0,75). Eine kürzere Nutzungsdauer kann wie bisher (in der Regel durch Gutachten) nachgewiesen werden.

– Firmen- und Praxiswert

Die Anschaffungskosten eines Firmenwertes sind bei land- und forstwirtschaftlichen und gewerblichen Betrieben gleichmäßig auf 15 Jahre verteilt abzusetzen (§ 8 Abs. 3 EStG).

Beispiel
Eine ambitionierte Jungunternehmerin erwirbt von einem Gewerbetreibenden, der in seinem Familienkreis keinen Nachfolger findet, dessen Betrieb um 90.000 €. Der Wert des übernommenen Inventars und Warenlagers beläuft sich auf insgesamt 60.000 €. Der übersteigende Wert von 30.000 € stellt den Firmenwert dar, welcher auf 15 Jahre verteilt abzuschreiben ist. Das ergibt eine jährliche AfA in Höhe von 2.000 €.

Anders liegt der Fall im freiberuflichen Bereich (§ 8 Abs. 3 EStG bezieht sich nämlich nicht auf eine freiberufliche Tätigkeit). Die Nutzungsdauer des Firmenwertes („Praxiswertes“) ist im Einzelfall gesondert zu ermitteln. In der Regel beträgt diese aber mindestens fünf Jahre.

– Pkw und Kombi

Bei Pkw und Kombi verlangt der Steuergesetzgeber eine 8-jährige Nutzungsdauer (§ 8 Abs. 6 EStG). Ausnahmen sind z. B. die Autos der Fahrschulen und des Taxigewerbes. Es gibt aber eine Reihe von Fahrzeugen, die zwar optisch einem Pkw und Kombi ähnlich sind, steuerlich aber nicht als solche gelten und deswegen keiner Einschränkung hinsichtlich der anzusetzenden Nutzungsdauer unterliegen (Klein-LKW und Kleinbusse im Sinne der Verordnung BGBl. II Nr. 193/2002).

Hinweis
Bitte beachten Sie, dass für PKW und Kombi (also für KfZ, die Sie nicht unter der Liste der steuerlich anerkannten Kleinlastkraft-, Kasten-, Pritschenwagen und Klein-Autobusse finden), die steuerlich anerkannten Anschaffungskosten grundsätzlich mit 40.000 € („Angemessenheitsgrenze“) limitiert sind. Bei teureren Fahrzeugen darf AfA daher nur von diesem Betrag berechnet werden (Jahres-AfA daher höchstens 40.000/8 = 5.000 €). Auch andere wertabhängige Kosten (z. B. Vollkaskoversicherung, Finanzierungskosten) sind nur entsprechend der Angemessenheitsgrenze absetzbar.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Wie Sie den Ausführungen unter „Abschreibung“, siehe S. 72 entnehmen können, werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten von abnutzbaren Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens über ihre Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Von dieser Regelung macht § 13 EStG aber eine Ausnahme: Falls ein abnutzbares Anlagegut nicht mehr als 400 € kostet, können die Anschaffungs- oder Herstellungskosten sofort unter dem Titel „geringwertiges Wirtschaftsgut“ als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Wenn Ihnen ein Vorsteuerabzug zusteht, ist die Grenze von 400 € netto, also ohne Umsatzsteuer, zu verstehen. Sollten Sie z. B. eine Kleinunternehmerin oder ein Kleinunternehmer sein, die oder der nicht zur Regelbesteuerung optiert hat, sind die 400 € der Bruttoverkaufspreis.

Beispiel
Ein vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer schafft für sein Büro folgende Gegenstände an: Organizer 400 €, Scanner 250 €, Drucker 360 € (Nettopreise). Die Kosten sämtlicher Wirtschaftsgüter stellen sofort in voller Höhe Betriebsausgaben dar. Würde der Preis des Organizers 401 € (netto) betragen, so wären seine Anschaffungskosten nur über die Nutzungsdauer verteilt abzusetzen.

Hinweis
Wird zwischen 1.3.2015 und 31.3.2017 entsprechend der ab 2016 zum Tragen kommenden Verpflichtung ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse, elektronisches Kassensystem) angeschafft oder ein schon bestehendes System umgerüstet, können die Anschaffungs- oder Umrüstungskosten ungeachtet ihrer Höhe sofort abgeschrieben werden. Zusätzlich kann eine Prämie von 200 € pro angeschaffter Registrierkasse beansprucht werden. Im Falle eines elektronischen Kassensystems beträgt die Prämie 30 € pro Eingabestation, zumindest aber 200 € pro Kassensystem. Der Antrag ist mit dem Formular E 108c zu stellen. Die Prämie wird auf dem Abgabenkonto gutgeschrieben.

Bei buchführenden Unternehmerinnen und Unternehmern hat die Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung bzw. Herstellung zu erfolgen, bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern ist das Jahr der Bezahlung maßgeblich.

Reisekosten

Reisekosten können sich folgendermaßen zusammensetzen:

Fahrtkosten (KFZ, Taxi, öffentliches Verkehrsmittel, Fahrrad usw.)
Verpflegungsmehraufwand
Nächtigungsaufwand
Nebenspesen

Hinweis:
Bei gemischt (betrieblich und privat) veranlassten Reisen ist ein anteiliger Kostenabzug dann möglich, wenn eindeutig getrennte Reiseabschnitte vorliegen (zB fünf Tage ausschließlich betrieblich, anschließend weitere fünf Tage Urlaub).

– Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten sind abzugsfähig

die Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und
alle Aufwendungen für betriebliche Fahrten, und zwar gleichgültig, ob eine „Reise“ oder eine „sonstige Fahrt“ vorliegt.

Absetzbar sind hier immer die tatsächlichen Fahrtkosten (z. B. Bahn- oder Flugticket, Taxikosten). Bei der Verwendung des betrieblichen KFZ ergibt sich der Abzug der Fahrtkosten gleichsam automatisch aus der Absetzung für Abnutzung (oder aus der Absetzung des Leasing-Aufwands) und den sonstigen mit dem Betrieb zusammenhängenden Kosten (Haftpflicht- oder Kaskoversicherung, motorbezogene Versicherungssteuer, Wartung und allfällige Reparatur), wobei in der Regel ein Privatanteil auszuscheiden sein wird.

Hinweis
Wird ein privates KFZ nur gelegentlich (= zu weniger als 50%) für betriebliche Fahrten verwendet, kann auch das amtliche Kilometergeld von derzeit 0,42 € pro Kilometer als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

– Verpflegungsmehraufwand, Nächtigungsaufwand

Eine Reise ist in der Regel mit Mehrkosten verbunden. Abgesehen von den Fahrtkosten entstehen insbesondere auch Kosten für Verpflegung und Unterkunft. Daher besteht die Möglichkeit, diese reisebedingten Verpflegungsmehraufwendungen mittels Pauschalbeträgen, den Nächtigungsaufwand mittels Pauschalbetrag oder alternativ in tatsächlicher Höhe, als Betriebsausgaben geltend zu machen (§ 4 Abs. 5 in Verbindung mit § 26 Z 4 EStG). Für die Geltendmachung von Tagesdiäten genügt nicht das Vorliegen einer betrieblich veranlassten Fahrt, es muss eine „Reise“ im steuerlichen Sinn vorliegen. Eine derartige „Reise“ liegt vor, wenn Sie mindestens 25 km vom Mittelpunkt Ihrer normalen Tätigkeit (Ort der Betriebsstätte) entfernt sind, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten zu erledigen (z. B. Teilnahme an Vertragsverhandlungen, Akquisition von Kundinnen/Kunden). Auch wenn Sie bei Ihrer Geschäftsreise nicht erfolgreich sind, hat dies keinen Einfluss auf die Geltendmachung (z. B. eine selbstständige Handelsvertreterin kehrt mit leeren Bestellbüchern heim).

Bei sämtlichen Reisebewegungen innerhalb des örtlichen Nahebereiches Ihrer Betriebsstätte liegt keine Reise im steuerlichen Sinn vor. Es reicht nicht aus, wenn man beispielsweise an einem Tag mehr als 25 km zurücklegt, aber kein Punkt der Reise weiter als 25 km vom Unternehmen entfernt ist. Somit sind die Fahrten, die eine in Wien ansässige Unternehmerin oder ein in Wien ansässiger Unternehmer in der Bundeshauptstadt durchführt, nicht als Reisen einzustufen! Daher dürfen in einem derartigen Fall keine Tagesgelder beansprucht werden. Die mit den nachweislich betrieblich veranlassten Fahrten verbundenen Kosten stellen jedoch – wie zuvor erwähnt – immer Betriebsausgaben dar. Keine Tagesdiäten stehen auch dann zu, wenn Sie länger als fünf Tage durchgehend oder öfter als 15 Mal im Jahr am gleichen Ort waren, weil dieser Ort dann zu einem „Mittelpunkt der Tätigkeit“ wird.

Bei Inlandsreisen steht ein Tagesgeld in Höhe von maximal 26,40 € zu. Dauert eine Reise länger als drei Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 (somit 2,20 €) gerechnet werden. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden an, erhält man bereits die volle Diät von 26,40 €. Innerhalb von 24 Stunden steht der Betrag von 26,40 € nur einmal zu. Für die Nächtigung sieht das EStG einen Pauschalbetrag in Höhe von 15 € als Nächtigungsgeld (inkl. Frühstück) vor. Meist wird dieser Betrag nicht ausreichen. An Stelle des Pauschalbetrages können Sie immer die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend machen. Wer geschäftlich oder beruflich im Ausland zu tun hat, kann als Tages- und Nächtigungsgelder jene Höchstbeträge geltend machen, die den öffentlich Bediensteten zustehen. Details dazu enthält das BGBl. II Nr. 434/2001, welche Verordnung die Tages- und Nächtigungsgelder für Reisen von Bundesbediensteten im Ausland festsetzt.

– Nebenspesen

Während der betrieblichen Reise können zahlreiche Nebenkosten, wie z. B. Telefonspesen, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Reisegepäckversicherung, Trinkgelder anfallen, die steuerlich abgesetzt werden können. Bitte beachten Sie, dass Sie als Betriebsausgaben nur eine Sachversicherung absetzen können. Personenversicherungen wie Reiseunfall- oder Reisekrankenversicherung sind daher nicht absetzbar.

Gewinnfreibetrag

Der durch die Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen (Erträgen) und Betriebsausgaben (Aufwendungen) ermittelte Gewinn ist in der Regel noch nicht der endgültige zu versteuernde Gewinn. Als „letzte“ Betriebsausgaben kann nämlich noch ein Gewinnfreibetrag von bis zu 13% des (vorläufig ermittelten) Gewinnes abgezogen werden. Im Einzelnen besteht der Gewinnfreibetrag aus

dem Grundfreibetrag (soweit Gewinn bis 30.000 €; Grundfreibetrag daher bis 3.900 €); dieser wird ohne Investitionserfordernis berücksichtigt. Der Grundfreibetrag steht – auch bei mehreren Betrieben – nur einmal für Gewinne bis zu insgesamt 30.000 € zu.
dem investitionsbedingten Gewinnfreibetrag (soweit Gewinne über 30.000 €); dieser muss (wie der bisherige Freibetrag für investierte Gewinne) durch Investitionen in begünstigte Wirtschaftsgüter gedeckt werden.

Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag bemisst sich wie folgt:

Gewinne bis zu 175.000 € 13%
die nächsten 175.000 € 7%
die nächsten 230.000 € 4,5%

Für Gewinne über 580.000 € steht kein Gewinnfreibetrag mehr zu. Der maximale Gewinnfreibetrag beträgt nach dieser Staffel somit 45.350 €.

Hinweis
Der Grundfreibetrag steht auch bei Inanspruchnahme einer Pauschalierung (unabhängig von der Rechtsgrundlage der Pauschalierung) zu. Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag kann hingegen bei Inanspruchnahme einer Pauschalierung (siehe S. 82) nicht beansprucht werden.

Beträgt der Gewinn mehr als 30.000 €, kann innerhalb des Höchstbetrages der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag geltend gemach werden. Hier ist jedoch Voraussetzung, dass begünstigte Wirtschaftsgüter angeschafft oder hergestellt werden. Der investitionsbedingte Gewinnfreibetrag steht dann in Höhe der Anschaffungsoder Herstellungskosten dieser Wirtschaftsgüter zu. Er ist im Jahr der Anschaffung oder Herstellung geltend zu machen.

	Fall 1	Fall 2	Fall 3	Fall 4
Gewinn vor GFB	40.000	-30.000	20.000	1.200.000
davon 13%	5.200	0	2.600	156.000
Grundfreibetrag	3.900	0	2.600	3.900
Investitionen begünstigte WG	6.000	20.000	1.500	135.000
investitionsbedingter GFB	1.300	0	0	41.450
GFB gesamt	5.200	0	2.600	45.350
Gewinn endgültig	34.800	-30.000	17.400	1.154.650

– Begünstigte Wirtschaftsgüter

Begünstigte Wirtschaftsgüter für den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag sind:

Körperliche, abnutzbare und ungebrauchte Anlagegüter mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von mindestens 4 Jahren. Darunter können auch Gebäude fallen. Für angeschaffte Gebäude ist jedoch der Ausschluss von gebrauchten Wirtschaftsgütern zu beachten.
Wertpapiere im Sinne des § 14 Abs. 7 Z 4 EStG (vor 2017 vorübergehend nur Wohnbauanleihen gem. § 10 Abs. 3 Z 2 EStG), wenn sie ab der Anschaffung mindestens 4 Jahre dem Betrieb (durch Aufnahme in ein zu führendes Verzeichnis) gewidmet werden

– Nicht begünstigt bleiben insbesondere

Pkw und Kombi (siehe S. 74), ausgenommen Fahrschulfahrzeuge und Taxis
Gebrauchte Wirtschaftsgüter
Sofort abgesetzte geringwertige Wirtschaftsgüter

– Nachversteuerung, Ersatzbeschaffung

Scheiden Wirtschaftsgüter, für die ein Freibetrag in Anspruch genommen worden ist, vor Ablauf einer Behaltefrist von 4 Jahren (Fristenberechnung von Tag zu Tag) aus dem Betriebsvermögen aus, hat grundsätzlich eine Nachversteuerung des in Anspruch genommenen Freibetrages zu erfolgen. Gleiches gilt bei dauerhafter Verbringung ins Ausland (ausgenommen bei entgeltlicher Überlassung im EU/EWR Raum). Übersteigen die Investitionen in begünstigte Wirtschaftsgüter 13% des über 30.000 € hinausgehenden Gewinnes, ist es daher wichtig, jene Wirtschaftsgüter genau zu verzeichnen, die zur Deckung des investitionsbedingten Gewinnfreibetrages (ganz oder teilweise) herangezogen werden.

Bei Wertpapieren unterbleibt eine Nachversteuerung, wenn im Jahr des Ausscheidens (der Verbringung) eine so genannte „Ersatzbeschaffung“ durch abnutzbare Anlagegüter innerhalb desselben Kalenderjahres erfolgt. In diesem Fall kommt es für die Ermittlung der Behaltefrist zu einer Zusammenrechnung der Besitzzeiten, d. h. die bisherige Behaltefrist läuft beim ersatzbeschafften Wirtschaftsgut weiter („Fehlzeiten” innerhalb eines Jahres hemmen den Fristenlauf). Bei vorzeitigem Ausscheiden begünstigter abnutzbarer Anlagegüter ist eine Ersatzbeschaffung nicht möglich. Eine Nachversteuerung unterbleibt hier nur bei Ausscheiden durch höhere Gewalt oder einen behördlichen Eingriff.

Hinweis
Als „höhere Gewalt“ gilt grundsätzlich jedes Ausscheiden des Wirtschaftsgutes gegen den Willen der Unternehmerin oder des Unternehmers (z. B. Zerstörung, Diebstahl, aber auch schlichtes „Kaputtwerden“).

Im Falle der Übertragung eines Betriebes wird die Nachversteuerungsverpflichtung auf die Rechtsnachfolgerin oder den Rechtsnachfolger überbunden (sofern die „nachversteuerungshängigen“ Wirtschaftsgüter mitübertragen werden). Die Behaltefrist läuft dann bei ihr oder bei ihm weiter. Von der unentgeltlichen Rechtsnachfolgerin bzw. vom unentgeltlichen Rechtsnachfolger getätigte Investitionen können nur ihren/seinen Gewinn im Wege eines investitionsbedingten Gewinnfreibetrages schmälern, nicht auch jenen der Überträgerin oder des Überträgers. Wird der Betrieb aufgegeben und werden die begünstigten Wirtschaftsgüter vor Ablauf der Behaltefrist entnommen, erfolgt eine Nachversteuerung, und zwar zu Gunsten des (in der Regel begünstigten) Veräußerungsgewinns iSd § 24 EStG.

– Geltendmachung

Der Freibetrag ist in der Steuererklärung getrennt nach körperlichen Wirtschaftsgütern und Wertpapieren auszuweisen. Bei körperlichen Wirtschaftsgütern ist die Inanspruchnahme des Freibetrages im Anlageverzeichnis zu dokumentieren; bei Wertpapieren ist ein gesondertes Verzeichnis zu führen, in das die Wertpapiere, für die der Freibetrag in Anspruch genommen wird, einzutragen sind.

Hinweis
Diese Steuerserie ist aus der Broschüre des Bundesministerium für Finanzen „Selbstständigenbuch“ . In der gesamten Broschüre wurden, soweit dies möglich war, die weiblichen Formen integriert, um der geschlechtergerechten Formulierung zu entsprechen. Einzig bei legistischen Ausdrücken wurde die männliche Form beibehalten, um keinen Widerspruch zu Gesetzestexten herzustellen. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nur in der männlichen Form niedergeschriebenen Aussagen und Formulierungen selbstverständlich auch Frauen gegenüber gelten. Die Broschüre spiegelt die Rechtslage August 2016 wider.