(Neue) selbständige Unternehmer

(Neue) selbstständige Unternehmer V

F. Allgemeine Formvorschriften und Losungsermittlung

Die allgemeinen Formvorschriften, die bei Führung von Büchern und Aufzeichnungen zu beachten wären, sind in § 131 BAO näher definiert. Insbesondere sollen die Eintragungen chronologisch, vollständig, richtig und zeitnah erfolgen und die einzelnen Geschäftsfälle sollen sich anhand der Aufzeichnungen in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. In den nachfolgenden Ausführungen wird auf Verordnungen und Erlässe verwiesen. Diese finden Sie unter:

  • Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015), siehe www.ris.bka.gv.at
  • Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), siehe www.ris.bka. gv.at
  • Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, siehe www.bmf.gv.at > findok

Seit 1. Jänner 2016 besteht – neben der allgemeinen Einzelaufzeichnungsund Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO „ab dem ersten Euro“ Umsatz – außerdem frühestens ab 1. Mai 2016 Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO bei der betrieblichen Losungsermittlung und bei Überschreiten von betriebsbezogenen Umsatzgrenzen. Für bestimmte Umsätze/Bereiche gibt es jedoch Erleichterungen, die in der Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015) näher beschrieben sind.

Die elektronischen Registrierkassen bzw. Aufzeichnungssysteme, die der Losungsermittlung dienen, sind zudem ab 1. April 2017 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (Manipulationsschutz) zu versehen, die in der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) detailliert beschrieben ist. Die Änderungen aufgrund der neuen gesetzlichen Regelungen betreffend Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (bzw. Einzelaufzeichnungspflicht) werden in den folgenden Abschnitten G und H allgemein beschrieben.

Bezüglich näherer Details wird auf die erlassmäßige Regelung verwiesen (Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht). Darüber hinaus finden Sie wichtige Fragen und Antworten zum Thema auf www.bmf.gv.at, Rubrik Steuern > Für Selbständige und Unternehmen > Registrierkassen.

G. Registrierkassenpflicht

Allgemeine Registrierkassenpflicht ab 2016

Ab 2016 haben Betriebe alle Bareinnahmen für Zwecke der Losungsermittlung mit elektronischen Registrierkassen oder sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystemen zu erfassen (§ 131b BAO). Nur Betriebe mit Jahresumsätzen ab 15.000 € netto und Barumsätzen über 7.500 € netto jährlich müssen Registrierkassen verwenden. Maßgebend für die Höhe der Barumsätze sind die Umsätze, bei denen die Gegenleistung mit Bargeld-, Bankomatund Kreditkartenzahlungen sowie Gutscheinen erfolgt. Zahlungen mit Erlagschein, Überweisung, Internetbanking oder Einziehungen sind keine Barumsätze bzw. Barzahlungen.

Die Registrierkassenpflicht gilt grundsätzlich nur für Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen (betriebliche Einkunftsarten nach § 2 Abs. 3 Z 1 bis 3 EStG 88) und beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach jenem Voranmeldungszeitraum, in dem die Umsatzgrenzen (Jahresumsatz 15.000 € netto, Barumsatz 7.500 € netto) überschritten worden sind. Wurden die Umsatzgrenzen bereits im Voranmeldungszeitraum Jänner 2016 überschritten, gilt ab Mai 2016 Registrierkassenpflicht.

Nichtbefolgung der Registrierkassenpflicht

Die Nichtbeachtung der Registrierkassenpflicht ist als Finanzordnungswidrigkeit strafbar, auch wenn kein Verkürzungstatbestand vorliegt. Sie führt (zufolge § 163 BAO) zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen sowie in den meisten Fällen zu einer Schätzungsbefugnis (§ 184 BAO) des Finanzamtes.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht

Die vorgesehenen Ausnahmen/Erleichterungen betreffen:

  • Bei Umsätzen bis jeweils 30.000 € Netto/Kalenderjahr je Abgabepflichtigen die ausgeführt werden – im Freien (so genannte „KalteHände“-Regelung). Darunter fallen Umsätze auf öffentlichen Straßen oder Plätzen ohne Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten. Beispiele für Umsätze im Freien sind Christbaumverkäufer/innen, Maroniverkäufer/innen, Eisverkäufer/innen oder Verkaufsbuden z. B. auf Bauern- oder Jahrmärkten. Sonstige Leistungen, die unter die „Kalte-Hände-Regelung“ fallen, sind beispielsweise Fiaker oder Pferdeschlittenfahrten. Nicht darunter fallen etwa Umsätze in Gastgärten eines Gasthauses (wegen der Verbindung mit einer fest umschlossenen Räumlichkeit);
    – in unmittelbarem Zusammenhang mit schwer zugänglichen Hütten (Alm-, Berg-, Schi-, Schutzhütten) ohne Anschluss an Infrastruktur (Stromversorgung);
    – in einem Buschenschank iS des § 2 Abs. 1 Z 5 GewO 1994, wenn dieser nicht mehr als 14 Tage/ Kalenderjahr betrieben wird;
    – in einer „kleinen Vereinskantine“ eines gemeinnützigen Vereins, die nicht länger als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird. Bei derartigen Umsätzen besteht keine Registrierkassen-, Belegerteilungsund Einzelaufzeichnungspflicht.
  • Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (bestimmten entbehrlichen und unentbehrlichen Hilfsbetrieben) von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften. Bei Umsätzen von unentbehrlichen Hilfsbetrieben (z. B. Theateraufführung eines Kulturvereins) sowie bei bestimmten Umsätzen von sogenannten entbehrlichen Hilfsbetrieben (z. B. kleine Feste von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften, wie etwa „kleine Vereinsfeste“) besteht keine Registrierkassen-, Belegerteilungs- und Einzelaufzeichnungspflicht (Details siehe § 45 Abs. 1a BAO). Es kann daher die vereinfachte Losungsermittlung (Kassasturz) vorgenommen werden. Diese Erleichterungen können auch für entsprechende Hilfsbetriebe von Betrieben gewerblicher Art von Körperschaften öffentlichen Rechts, die gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen, in Anspruch genommen werden (z. B. für kleine Feuerwehrfeste) (Details siehe § 5 Z 12 KStG 1988).
  • Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten bis zu einem Einzelumsatz von 20 € (beispielsweise Zigarettenautomat, Tischfußballautomat), wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze 20 € brutto nicht übersteigt. Es besteht auch keine Belegerteilungspflicht und eine vereinfachte Losungsermittlung ist möglich.
  • Bei Fahrausweisautomaten besteht keine Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO, wenn die vollständige Erfassung der Fahrausweise gewährleistet ist.
  • Onlineshops, wenn keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld unmittelbar an den Leistungsempfänger vorliegt und ein Online-Geschäftsabschluss besteht. Unabhängig davon gilt bei Onlineshops die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO.

Details dazu finden Sie in der Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015).

Verpflichtung, ab 1.4.2017 Registrierkassen mit einer Sicherheitseinrichtung auszustatten

Ab dem 1. April 2017 müssen Registrierkassen und andere elektronische Aufzeichnungssysteme, die der Losungsermittlung (Erfassung der Bareinnahmen) dienen, mit einem Manipulationsschutz in Form einer technischen Sicherheitseinrichtung (idR Signaturerstellungseinheit) ausgestattet sein. Dabei ist (nach § 131b Abs. 2 BAO) die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch kryptografische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit zu gewährleisten. Die Nachprüfbarkeit ist durch Erfassung der Signatur auf den einzelnen Belegen sicherzustellen. Wenn Unternehmer/innen die ab 1.4.2017 bestehende Registrierkassenpflicht nicht erfüllen, aber nachweisen oder glaubhaft machen, dass die Anschaffung bzw. Umrüstung einer Registrierkasse mit Manipulationsschutz (RKSV-konform) bei einem Kassenhersteller oder einem Kassenhändler bis Mitte März 2017 bereits beauftragt wurde, sodass die Säumnis nicht in ihrer/seiner Sphäre gelegen ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt werden, ist von einer
finanzstrafrechtlichen Verfolgung der Unternehmerin/des Unternehmers abzusehen.

Die Beschaffung der Signaturerstellungseinheiten beim Zertifizierungsdienstanbieter und deren Anmeldung/ Freischaltung über FinanzOnline, die ab Mitte 2016 möglich ist, sind neben den anderen o.a. technischen und organisatorischen Voraussetzungen in der  Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) näher geregelt.

Nichtbeachtung der Vorschriften

Die Nichtverwendung solcher Sicherheitseinrichtungen, die der Manipulationssicherheit dienen, führt zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen (§ 163 Abs. 1 BAO) und wird in der Praxis häufig eine Schätzungsbefugnis (§ 184 BAO) des Finanzamtes zur Folge haben. Außerdem ist sie als Finanzordnungswidrigkeit strafbar. Die vorsätzliche Verfälschung von automationsunterstützt geführten Aufzeichnungen durch programmgesteuerte Datenmanipulation ohne Abgabenverkürzung ist mit einer Geldstrafe von maximal 25.000 € strafbar. Beide Finanzordnungswidrigkeitsdelikte (§§ 51, 51a FinStrG) sind anwendbar, sofern nicht schon ein Abgabenhinterziehungs- oder Abgabenbetrugstatbestand verwirklicht worden ist.

Unternehmen mit mehr als 30 Kassen

Unternehmer mit mehr als 30 Registrierkassen können sich mit Feststellungsbescheid die Manipulationssicherheit ihres elektronischen Aufzeichnungssystems auch ohne Signaturerstellungseinheit bestätigen lassen, wenn die Registrierkassen in einem sogenannten geschlossenen System mit Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft etc. integriert sind. Das Vorliegen der technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Manipulationssicherheit muss mit Gutachten eines gerichtlich beeideten Sachverständigen bestätigt werden. Auch hier hat eine Verkettung der Umsätze und ein Andruck des technischen Sicherheitscodes auf dem Beleg zu erfolgen.

Absetzbarkeit/Prämienbegünstigung

Eine Prämie kann in folgenden Fällen beantragt werden:

  • 200 € für die Anschaffung/Kassenumrüstung jeder Registrierkasse, der eine Signaturerstellungseinheit zugeordnet ist,
  • bei Kassensystemen 30 € pro Eingabestation des Kassensystems, mindestens aber 200 € pro Kassensystem (siehe § 124b Z 296 EStG 1988)

Die Prämie ist mit dem Formular E 108c zu beantragen. Darüber hinaus können alle Anschaffungs- und Umrüstungskosten in diesem Zusammenhang unbegrenzt abgesetzt werden. Die Begünstigungen gelten für Anschaffungen/ Umrüstungen im Zeitraum 1.3.2015 bis 31.3.2017.

Erleichterung für Mobile Berufe

Unternehmer, die ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen, müssen keine Registrierkasse mitnehmen. Sie dürfen die einzelnen Umsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte (ohne unnötigen Aufschub) in der Registrierkasse erfassen. Voraussetzungist, dass sie bei Barzahlung dem Leistungsempfänger einen Beleg ausfolgen und von diesem eine Durchschrift aufbewahren. Beispiele: Tierarzt, Arzt, Friseur, Masseur, Reiseleiter, Fremdenführer. Diese Erleichterung bei der zeitlichen Erfassung ist auch dann möglich, wenn z. B. die „KalteHände-Regelung“ wegen Überschreiten der Umsatzgrenze von 30.000 € netto nicht mehr greifen kann und daher Registrierkassenpflicht besteht.

H. Belegerteilungspflicht

Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO besteht seit 1. Jänner 2016 und  gilt unabhängig von der jeweiligen Einkunftsart (Ausnahmen siehe BarUV 2015). Der Unternehmer hat über jede empfangene Barzahlung einen Beleg, der den Anforderungen des § 132a Abs. 3 BAO entspricht, auszufolgen. Diese Verpflichtung gilt seit 1. Jänner 2016, unabhängig vom Jahresumsatz, vom Betrag der Barzahlung oder ob Registrierkassenpflicht besteht. Da Belegdurchschriften vom Unternehmer aufzubewahren sind (auch elektronisch möglich), besteht generell aufgrund der dadurch vorliegenden Einzelaufzeichnungspflicht keine Berechtigung zur vereinfachten Losungsermittlung (Kassasturz), da nun die Losung durch Zusammenrechnung der Einzelumsätze ermittelbar ist (Ausnahmen siehe §§ 2 bis 4 BarUV 2015).

Nichtbefolgung der Belegerteilungs-/ Belegentgegennahmepflicht

Unternehmer/innen, die keine Belege ausstellen, keine Durchschriften anfertigen und aufbewahren bzw. der Kundin/dem Kunden keinen Beleg ausfolgen, begehen Finanzvergehen, nämlich Finanzordnungswidrigkeiten iSd § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG, die mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 € geahndet werden. Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO berührt nicht die nach § 11 UStG bestehende Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen. Eine doppelte Beleg- bzw. Rechnungserteilung ist nicht nötig, wenn der Beleg die in § 132a BAO und in § 11 UStG
geforderten Angaben enthält. Der/die Leistungsempfänger/in (Kunde/Kundin) hat den Beleg entgegenzunehmen und aufzubewahren, bis er/sie die Geschäftsräumlichkeiten verlassen hat (§ 132a Abs. 5 BAO). Eine Verletzung der Entgegen- und Mitnahmepflicht ist nicht strafbar, allerdings ist im Zuge der Kontrolle eine Mitwirkungspflicht des Kunden/der Kundin gegeben.

Mindestinhalt des Belegs (§ 132a Abs. 3 BAO)

Ein Beleg muss ab 1. Jänner 2016 folgende Angaben enthalten:

  • Eindeutige Bezeichnung des Unternehmens oder dessen, der für das Unternehmen den Beleg erteilt
  • Fortlaufende Nummer, die den Geschäftsfall eindeutig identifiziert
  • Tag der Belegausstellung
  • Menge und die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der Leistungen
  • Betrag der Barzahlung

Werden elektronische Kassen verwendet, muss darüber hinaus ab 1. April 2017 Folgendes auf dem Beleg aufscheinen:

  • Kassenidentifikationsnummer
  • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Aufschlüsselung des Barzahlungsbetrages nach Steuersätzen
  • QR-Code, Link oder anderer maschinenlesbarer Code

Ab 1. April 2017 ist darüber hinaus eine Signatur, die von einer an die Kasse angeschlossenen Signaturerstellungseinheit unter Einbindung des Beleginhaltes und Vorbeleges (Belegverkettung) erstellt wird, mit anzudrucken. Der maschinenlesbare Code (z. B. QR-Code) hat diese Signatur zu enthalten. Jeder Beleg muss mit dieser Signatur in der Registrierkasse im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse gespeichert werden.

Elektronischer Beleg

Als Beleg wird auch ein elektronischer Beleg angesehen, der unmittelbar nach erfolgter Zahlung für den Kunden verfügbar ist.

Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht
  • Unternehmer/innen, die unter die „Kalte-Hände-/Hütten-/Buschenschank- und „kleine Vereinskantinen“ Regelung fallen (siehe § 2 BarUV 2015 Jahresumsatz jeweils von bis zu € 30.000 netto), sind nicht nur von der Registrierkassenpflicht befreit, sondern müssen für derartige Umsätze auch keinen Beleg ausstellen. Dies gilt auch bei Umsätzen von bestimmten entbehrlichen und unentbehrlichen Hilfsbetrieben abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften.
  • Es gelten Sonderregelungen für Automaten, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze 20 € brutto nicht übersteigt (keine Belegerteilungspflicht und vereinfachte Losungsermittlung).
  • Fahrausweisautomaten müssen keinen gesonderten Beleg ausdrucken, wenn der Fahrausweis die Merkmale des § 132a BAO ausweist.

Details siehe Barumsatzverordnung 2015 (BarUV 2015).

Übergangsbestimmungen fürAutomaten

Übergangsbestimmungen für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten sehen vor, dass Altautomaten (die vor dem 1. Jänner 2016 in Betrieb genommen wurden) erst ab 1. Jänner 2027 umzurüsten sind. Für neue Automaten (ab dem 1. Jänner 2016 in Betrieb genommen) besteht eine weitere Übergangspflicht bis 1. April 2017 (siehe § 323 Abs. 45 BAO).

Hinweis
Diese Steuerserie ist aus der Broschüre des Bundesministerium für Finanzen „Selbstständigenbuch“ . In der gesamten Broschüre wurden, soweit dies möglich war, die weiblichen Formen integriert, um der geschlechtergerechten Formulierung zu entsprechen. Einzig bei legistischen Ausdrücken wurde die männliche Form beibehalten, um keinen Widerspruch zu Gesetzestexten herzustellen. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nur in der männlichen Form niedergeschriebenen Aussagen und Formulierungen selbstverständlich auch Frauen gegenüber gelten. Die Broschüre spiegelt die Rechtslage August 2016 wider.