(Neue) selbständige Unternehmer

(Neue) selbstständige Unternehmer I

I. Allgemeines

Die größte Hürde haben Sie bereits überwunden, und zwar jene, eine gute Idee zu finden, die Sie veranlasst hat, ein Unternehmen zu gründen. Möglicherweise waren Sie bisher in einem Angestelltenverhältnis tätig und möchten nun den Sprung in die Selbstständigkeit wagen. Vielleicht ist es Ihnen gelungen, sich neben Ihrer nichtselbstständigen Tätigkeit ein zusätzliches Einkommen zu verschaffen, indem Sie als Seminarvortragender oder Fachautorin arbeiten. Unabhängig davon, welcher Anlass für Ihre unternehmerischen Ambitionen besteht: Bevor es ans Geld verdienen geht, müssen diverse Behördenwege erledigt werden.

Neben Gewerbebehörde, Sozialversicherung und Standesvertretung (z. B. Ärzte-, Rechtsanwalts-, Wirtschaftskammer) ist der wichtigste Weg jener zu Ihrem zuständigen Finanzamt. Wer in einem Dienstverhältnis steht, hat mit dem Finanzamt wenig Kontakt, denn in diesem Fall hat der/die Dienstgeber/in bzw. Unternehmer/in die steuerlichen Pflichten zu erfüllen. Bei nichtselbstständig Erwerbstätigen erfolgt die Berechnung und Bezahlung der Einkommensteuer im Wege des Lohnsteuerabzuges, wofür der/die betreffende Arbeitgeber/in verantwortlich ist.

Die Unternehmerin oder der Unternehmer muss neben der Einkommensteuer (oder Körperschaftsteuer) auch die Umsatzsteuer bezahlen. Werden Dienstnehmer/innen beschäftigt, müssen für diese die lohnabhängigen Abgaben (wie Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag,  Kommunalsteuer) entrichtet werden. Je nach Branche, in der Sie tätig sind, besteht möglicherweise noch die Verpflichtung zur Abfuhr weiterer Abgaben (z. B. Kammerumlage, Kraftfahrzeugsteuer, Normverbrauchsabgabe).

Die vorliegende Steuerseite soll Ihnen als Leitfaden dienen, Sie mit den wichtigsten steuerrechtlichen Begriffen vertraut machen und zugleich auf Ihre Rechte und Pflichten hinweisen. Natürlich handelt es sich hier nur um eine Einführung in das Abgabenrecht. Eine auf den Einzelfall abgestimmte fachliche Beratung kann dieser Leitfaden jedoch nicht ersetzen.

A. Verfahrensrechtliche Bestimmungen

Jede Materie hat spezielle Fachausdrücke, so auch das Steuerrecht. Zuerst ist es daher notwendig, sich mit den vom Steuergesetzgeber verwendeten Begriffen vertraut zu machen. Kurz erklärt werden sollte der Begriff „Abgabepflichtiger“. In der Bundesabgabenordnung (BAO) versteht man darunter eine Person, die in einem Abgabenverfahren als Abgabenschuldner in Betracht kommt (§ 77 Abs. 1 BAO). Wesentlich ist, dass ein Abgabepflichtiger gem. § 78 Abs. 1 BAO als Partei gilt, was für ihn eine Reihe von Rechten und Pflichten mit sich bringt. Wenn Sie bei Ihrer Unternehmensgründung erfolgreich sein wollen, sollten Sie auf alle Fälle Ihre Rechte und Pflichten als Unternehmer/in ganz genau kennen.

Hinweis
Die BAO regelt das gesamte Abgabenverfahren, u. a. wie der Verkehr zwischen den Abgabenbehörden, Parteien und sonstigen Personen abzulaufen hat, welche allgemeinen Bestimmungen für die Erhebung der Abgaben gelten, wie die Abgaben zu bemessen, festzusetzen und einzuheben sind sowie welche Rechtsschutzeinrichtungen vor Behördenwillkür schützen.

Rechte von Unternehmer/innen
  • Recht auf Akteneinsicht (§ 90 BAO)
  • Anspruch auf Rechtsbelehrung (§ 113 BAO)
  • Recht auf Parteiengehör (§ 115 Abs. 2 BAO)
  • Anspruch auf ein faires Verfahren (§ 115 Abs. 3 BAO)
  • Recht zur Stellung eines Antrages auf Wiederaufnahme des Verfahrens (§ 303 Abs. 1 BAO)
  • Recht zur Stellung eines Wiedereinsetzungsantrages (§ 308 BAO)
  • Recht zur Stellung eines Antragesauf Übergang der Zuständigkeit, eine so genannte „Säumnisbeschwerde“ (§ 284 BAO)

Folgende verfahrensrechtliche Begriffe werden – zum besseren Verständnis – näher erläutert:

– Rechtsbelehrung

Nicht jede Unternehmerin oder jeder Unternehmer beauftragt einen berufsbefugten oder eine berufsbefugte Parteienvertreter/in mit der Wahrnehmung ihrer bzw. seiner Rechte. Auf Verlangen hat das Finanzamt der oder dem nicht vertretenen Abgabepflichtigen die zur Vornahme ihrer oder seiner Verfahrenshandlungen nötigen Anleitungen zu erteilen (§ 113 BAO). Der Anspruch auf Rechtsbelehrung beinhaltet nur Fragen des Verfahrens. Rechtsauskünfte, wie ein bestimmter Sachverhalt steuerlich zu würdigen ist bzw. welche abgabenrechtlichen Konsequenzen ein gewisses Verhalten nach sich zieht, müssen nicht gegeben werden.

– Steuerliche Vertretung

Sie haben das Recht, Ihre steuerliche Vertretung selbst zu wählen. Immer wieder werden jedoch auch Namen solcher Personen bekannt, denen keine Vertretungsbefugnis zukommt. Als „steuerliche Vertreterin oder steuerlichen Vertreter“ akzeptiert das Finanzamt nur berufsbefugte Parteienvertreter/innen. Das sind in erster Linie Wirtschaftstreuhänder/innen, Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen, Notare/Notarinnen sowie mit eingeschränktem Berechtigungsumfang auch andere Berufsgruppen, insbesondere Bilanzbuchhalter/innen. Falls Sie Ihrer steuerlichen Vertretung eine Vollmacht erteilen, ist für das Finanzamt auch deren Umfang von Bedeutung. Vor allem wenn es darum geht, ob behördliche Schriftstücke an die steuerliche Vertreterin oder den steuerlichen Vertreter zugestellt werden sollen (Zustellvollmacht) oder eine Berechtigung zur Disposition über Steuerguthaben und zum Empfang von Geldbeträgen besteht (Geld-, Kassenvollmacht).

– Faires Verfahren

Bei der Durchführung eines Abgabenverfahrens ist in jedem Stadium unbedingt auf die Wahrung des Parteiengehörs zu achten (§ 115 Abs. 2 BAO). Andernfalls kann der Verwaltungsakt wegen Verletzung von Verfahrensvorschriften angefochten werden. Sie besitzen das Recht, sich zu den vom Finanzamt getroffenen Sachverhaltsfeststellungen zu äußern. Vor Ergehen eines abschließenden Bescheides sind Sie von den aufgenommenen Beweisen und dem Ergebnis der Beweisaufnahme in Kenntnis zu setzen, damit Sie dazu Stellung nehmen können.

Das Finanzamt hat die Aufgabe, Angaben der Steuerbürgerin oder des Steuerbürgers und amtsbekannte Umstände (z. B. Akteninhalte) auch zu ihren oder seinen Gunsten zu prüfen und zu würdigen (§ 115 Abs. 3 BAO). Beispielsweise hat die Berücksichtigung des Verlustabzuges gem. § 18 Abs. 6 EStG von Amts wegen zu erfolgen. Ein Antrag seitens des oder der Abgabepflichtigen ist nicht erforderlich (Details finden Sie unter „Verlustvortrag (Verlustabzug)“, S. 37). Der Gesetzesauftrag zielt somit darauf ab, die Besteuerungsgrundlagen richtig und nicht in einem möglichst hohen Ausmaß zu ermitteln.

Pflichten von Unternehmer/innen

Den Rechten stehen aber auch Verpflichtungen gegenüber, die sich unter dem Begriff „Mitwirkungspflicht“ zusammenfassen lassen. Darunter fallen:

  • Offenlegungs- und Wahrheitspflicht (§ 119 BAO)
  • Anzeigepflichten (§§ 120 bis 121a BAO)
  • Führen von Büchern bzw. Aufzeichnungen (§§ 124 bis 132 BAO) einschließlich Registrierkassenpflicht für Barumsätze ab 2016 (§ 131b BAO)
  • Belegerteilungspflicht ab 2016 (§ 132a BAO)
  • Einreichung von Abgabenerklärungen (§§ 133 bis 140 BAO)
  • Hilfeleistung bei Amtshandlungen (§ 141 BAO)
  • Mitwirkungspflicht bei abgabenbehördlichen Prüfungen (§ 147 BAO)
– Anzeigepflicht innerhalb eines Monats

Jede Unternehmerin/jeder Unternehmer hat ihre/seine Betriebseröffnung innerhalb eines Monats dem zuständigen Finanzamt zu melden. Womit sich gleich die Frage nach der Zuständigkeit stellt. Um Ihr zuständiges Finanzamt zu eruieren, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie suchen auf www.bmf.gv.at ihr zuständiges Finanzamt
  • Sie finden Ihr Finanzamt über die Finanzamtssuche der BMF App (gratis zum Download für Apple, Android, Blackberry und Windows Phone)
  • Sie rufen bei einem Finanzamt an und erkundigen sich (Tel: 050 233 333 österreichweit)

Formvorschriften gibt es für die Anzeige nicht. Es reicht eine formlose Mitteilung, in der Sie die Betriebseröffnung bekannt geben und um Zuteilung einer Steuernummer ersuchen. Die Anzeige können Sie oder Ihre steuerliche Vertreterin bzw. Ihr steuerlicher Vertreter schriftlich oder mündlich erstatten.

– Fragebogen

Unabhängig davon, ob Sie die schriftliche oder mündliche Variante wählen, sind gewisse Formalitäten zu beachten. Je nachdem, in welcher Rechtsform Sie Ihr Unternehmen betreiben, ist ein eigener Fragebogen auszufüllen (auch diese Arbeit übernimmt jede steuerliche Vertreterin bzw. jeder steuerlicher Vertreter), wobei drei Formulare in Frage kommen:

  • Verf 15 für Kapitalgesellschaften,
  • Verf 16 für Personengesellschaften oder
  • Verf 24 für natürliche Personen.

Wenn Sie im Zuge Ihrer ArbeitnehmerInnenveranlagung bereits FinanzOnline-Teilnehmer/in sind, können Sie die Meldung auch elektronisch in FinanzOnline (Eingaben/Anträge/Erklärungswechsel) einbringen.

Hinweis
Sämtliche Formulare des Bundesministeriums für Finanzen tragen im linken unteren Bereich eine Kurzbezeichnung, z. B. „Verf 24“ (Verf steht für Verfahren). Sie finden die Formulare unter www.bmf.gv.at > Formulare

– Umsatz- und Gewinnschätzungen

Sollten Sie die Anzeige der Betriebseröffnung schriftlich erstatten, wird Ihnen in Folge das jeweilige Formular zugesandt. Falls Sie persönlich bei Ihrem Finanzamt vorsprechen, erhalten Sie dort die Formulare, die binnen der vom Finanzamt gesetzten Frist zu retournieren sind. Ein wesentlicher Teil der Fragebögen hat den voraussichtlichen Umsatz und Gewinn des Eröffnungs- sowie Folgejahres zum Gegenstand. Da niemand die Höhe des Jahresumsatzes und des Gewinns im Eröffnungs- bzw. Folgejahr kennt, können diese Zahlen nur geschätzt werden. Dem Gewinn sollten Sie besonderes Augenmerk schenken, zumal dieser als Basis für die Einkommensteuervorauszahlungen dient. Auf Grund der umfangreichen Investitionen, die manche neu gegründete Unternehmen erfordern, kann sich in der Anfangsphase auch ein Verlust ergeben („Anlaufverlust“).

B. Sonstige organisatorische Maßnahmen

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Falls Sie steuerpflichtige Leistungen an Unternehmer/innen erbringen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind bzw. in Geschäftsbeziehungen mit Unternehmerinnen/Unternehmern in anderen EU-Staaten treten, benötigen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer). Sie benötigen die UID-Nummer aber auch, wenn Sie den Vorsteuerabzug aus Rechnungen über 10.000 € geltend machen wollen. Hinweise, wie Sie eine solche bekommen, finden Sie u. a. in den Fragebögen Verf 15, 16 oder 24.

Unterschriftsprobenblatt und Tätigkeitsnachweis

Verfügt Ihr Unternehmen über eine/ einen Geschäftsführer/in, Prokuristin/ Prokuristen oder Handlungsbevollmächtigte/n, verlangt man von Ihnen auch ein Unterschriftsprobenblatt. Diesen Zweck erfüllt das Formular Verf 26, das Sie unter www.bmf.gv.at > Formulare erhalten. Da im Wirtschaftsleben nicht nur seriöse Unternehmerinnen und Unternehmer auftreten, lässt das Finanzamt zu Ihrem eigenen Schutz Vorsicht walten und ersucht neben den Formularen Verf 15, 16 oder 24 auch um einen Identitätsnachweis (Reisepass, Personalausweis), um eventuelle Beibringung einer Eröffnungsbilanz sowie eines Tätigkeitsnachweises. Als Tätigkeitsnachweise können z. B. Miet- oder Pachtverträge für das betriebene Geschäftslokal, Dienstnehmeranmeldungen, Ausgangsfakturen oder Kassenbücher verlangt werden.

Vergabe einer Steuernummer

Nachdem Ihre Unterlagen geprüft wurden, werden Sie beim Finanzamt registriert: Das Finanzamt erteilt einen aus einer 2-stelligen Finanzamtsnummer und einer 7-stelligen Steuernummer bestehenden Ordnungsbegriff (Abgabenkontonummer) und legt einen neuen Steuerakt an. Ihre Abgabenkontonummer wird Ihnen mitgeteilt, sie dient für Ihre Identifikation und sollte daher auf allen Belegen (Schriftstücken, Zahlungsabschnitten usw.), die Sie dem Finanzamt übermitteln, angeführt werden. Es ist durchaus nicht ungewöhnlich, dass im Zuge der Neuaufnahme eines Unternehmens ein Außendienstorgan des Finanzamte dem jeweiligen Betrieb einen Besuchabstattet. Ein derartiger „Antrittsbesuch“ vor Ort vermittelt der Behörde zweifellos ein besseres Bild, als wenn die Dinge lediglich von der „Amtsstube“ aus beurteilt werden und dient auch als Servicemaßnahme der Aufklärung über Ihre Rechte und Pflichten als Unternehmer/in.

Abgabenkonto

Ab dem Zeitpunkt Ihrer Registrierung besitzen Sie ein Konto bei Ihrem Finanzamt. Unter Ihrem Namen und Ihrer Steuernummer richtet das Finanzamt ein Abgabenkonto ein. Auf dieses Konto haben in der Folge sämtliche Zahlungen, wie z. B. für Umsatz-, Einkommen-, Körperschaftsteuer, lohnabhängige Abgaben, Normverbrauchsabgabe etc. zu erfolgen. Die Verbuchung der Beträge und die gesamte Kontengebarung (§ 213 BAO) erledigt im Finanzamt die Abteilung „Abgabensicherung“ (Abgabeneinhebung und -einbringung). Gemeldete oder vorgeschriebene Abgaben werden als Belastung, die entsprechenden Zahlungen als Gutschrift gebucht. Die Bewegungen auf dem Abgabenkonto ergeben sich analog zu einem Bankkonto: Neben Rückständen (Schulden) können auch – was für Sie erfreulicher ist -Guthaben auftreten. Weist das Konto ein Guthaben auf, so kann dieses gleich zur Abdeckung einer zukünftigen fälligen Abgabe verwendet werden. Die Kontengebarung ersehen Sie auch in FinanzOnline (Abfragen/Steuerkonto).

Bei einem Guthaben besteht auch die Möglichkeit, die Rückzahlung (Überweisung auf ein von Ihnen zu benennendes Bankkonto) zu beantragen (§ 239 BAO). Dieser Rückzahlungsantrag kann entweder formlos schriftlich oder elektronisch in FinanzOnline (Eingaben/Anträge/Rückzahlung) eingebracht werden.

Buchungsmitteilungen

So wie Sie von einer Bank Kontoauszüge erhalten, erstellt das Finanzamtlaufend nummerierte Buchungsmitteilungen, die Sie über alle Bewegungen, die Fälligkeiten von Abgaben und Ihren aktuellen Saldo informieren. Jede Buchungsmitteilung enthält u. a. die Zeile „neuer Kontostand“: So sehen Sie, ob Sie über einen Rückstand, ein Guthaben oder einen ausgeglichenen Kontostand verfügen.

Sofern Sie FinanzOnline-Teilnehmer/in sind und der elektronischen Zustellung und dem Verzicht auf Zusendung von Zahlungsanweisungen nicht widersprochen haben, werden Ihnen die Buchungsmitteilungen und die Vierteljahresbenachrichtigung in Ihre FinanzOnline-Databox elektronisch zugestellt. Die elektronische Zustellung und der Verzicht auf Zusendung von Zahlungsanweisungen können in der Funktion „Zustellung“ geändert werden.

Informationen zu den Buchungen auf Ihrem Steuerkonto können Sie auch in FinanzOnline unter Abfragen/Steuerkonto ersehen.

Jahreszusammenstellung

Als zusätzliches Service können Sie über FinanzOnline eine Jahreszusammenstellung abfragen. Die Jahreszusammenstellung enthält eine nach Abgabenarten geordnete Übersicht aller Buchungen.

C. Elektronische Dienstleistungen

Elektronischer Handel

Wenn Sie als Unternehmerin oder Unternehmer Ihre Dienste auch über das Internet anbieten, sind einige zusätzliche Bestimmungen zu beachten. Ob Sie Ihre Tätigkeit auf herkömmlichem Weg oder mittels elektronischer Medien abwickeln, ist für die Steuerpflicht unerheblich.

Unternehmer/innen, die einen kommerziellen Internet-Auftritt in Form eines Web-Shops, eines virtuellen Schaufensters oder einer Homepage haben, müssen die Informationspflichten gemäß E-Commerce-Gesetz erfüllen. Die „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ (AGB) müssen der InternetBenutzerin bzw. dem Benutzer in speicher- und druckfähiger Form zur Verfügung stehen. Auf der Startseite der Homepage sollte daher ein Link zu den AGB eingerichtet werden.

Liegt ein Dienst der Informationsgesellschaft vor, muss die Websitebetreiberin bzw. der Betreiber nach § 5 E-Commerce-Gesetz (ECG) den Nutzerinnen und Nutzern ständig bestimmte Informationen leicht und unmittelbar zugänglich zur Verfügung stellen. Insbesondere handelt es sich um:

  • Namen oder Firma
  • die geografische Anschrift, unter der er/sie niedergelassen ist
  • Angaben, wie die Nutzer/innen mit ihm/ihr rasch und unmittelbar in Verbindung treten können, einschließlich der elektronischen Postadresse
  • Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht, sofern vorhanden
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden
Elektronische Rechnung

Elektronisch übermittelte Rechnungen berechtigen nur bei Einhaltung bestimmter Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug.

D. Unternehmensserviceportal – USP

Das USP ist die zentrale Service-Website der österreichischen Verwaltung für die Wirtschaft. Am USP finden Sie alle für Unternehmen wichtigen behördlichen Informationen. Diese werden stets aktuell gehalten – egal ob es um Förderungen, Anträge oder Fristen geht: Mit dem USP sind Sie stets am neuesten Informationsstand. Die gebündelten E-Government-Anwendungen des Bundes mit SingleSign-on-Funktion ermöglichen zudem zahlreiche Behördenwege per Internet, wie z. B. Verfahren der Sozialversicherung (ELDA), Datenverarbeitungsregister online oder auch FinanzOnline. Betriebe benötigen damit nur noch EIN Portal für alle unternehmensrelevanten Informationen und Behördenwege zum Bund.

Das USP ist auch der Ort, um elektronische Rechnungen an den Bund schnell und unkompliziert einzubringen. Seit 2014 können Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an den Bund ausschließlich in strukturierter elektronischer Form eingebracht werden. Seit diesem Zeitpunkt werden von den österreichischen Bundesdienststellen weder Papierrechnungen noch Rechnungen im PDF-Format akzeptiert. Darüber hinaus sind zahlreiche Services der Sozialversicherung über das USP rund um die Uhr verfügbar.

Einfache Anmeldung

Um das USP zu nutzen, müssen Sie sich einmalig registrieren:

  • Mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte: Wenn Sie für Ihr Unternehmen einzelvertretungsbefugt sind UND bereits über eine Handy-Signatur/Bürgerkarte verfügen. Wir empfehlen Ihnen, nach Möglichkeit diese Variante zu nutzen.
  • Als Einzelunternehmerin/Einzelunternehmer oder als FinanzOnlineAdministratorin bzw. Administrator Ihres Unternehmens über FinanzOnline: Registrieren Sie Ihr Unternehmen am USP via www.finanzonline.at durch Klick auf den Button „USP-Administrator benennen“.
  • Am Finanzamt: Wenn Ihr Unternehmen weder in FinanzOnline registriert ist noch über eine einzelvertretungsbefugte Person mit HandySignatur oder Bürgerkarte verfügt.

Achtung
Seit 31. Juli 2017 können Sie Ihr Einzelunternehmen online über das USP gründen. Sie können dabei den gesamten Gründungsprozess mit der eGründung elektronisch durchführen: Neugründungs-Förderung (NeuFöG)

  • Gewerbeanmeldung
  • Finanzamtsmeldung – Verf 24 für natürliche Personen (Einzelunternehmerin, Einzelunternehmer)
  • Sozialversicherungsmeldung

Die einzige Voraussetzung: Eine Handysignatur, die ganz einfach über FinanzOnline oder in einer der 500 Registrierungsstellen – unter anderem bei allen Finanzämtern – aktiviert werden kann. Per 1. Jänner 2018 können Einpersonen-GmbHs mit Mustersatzung ebenfalls unkompliziert online über USP gegründet werden.

Hinweis
Diese Steuerserie ist aus der Broschüre des Bundesministerium für Finanzen „Selbstständigenbuch“ . In der gesamten Broschüre wurden, soweit dies möglich war, die weiblichen Formen integriert, um der geschlechtergerechten Formulierung zu entsprechen. Einzig bei legistischen Ausdrücken wurde die männliche Form beibehalten, um keinen Widerspruch zu Gesetzestexten herzustellen. Es wird jedoch ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die nur in der männlichen Form niedergeschriebenen Aussagen und Formulierungen selbstverständlich auch Frauen gegenüber gelten. Die Broschüre spiegelt die Rechtslage August 2016 wider.